Als zzp’er is het belangrijk dat je je uren goed bijhoudt. Een urenregistratie is niet alleen noodzakelijk om aan de belastingdienst te kunnen bewijzen dat je voldoet aan het urencriterium maar het biedt je ook een goed overzicht van hoeveel uur je aan bepaalde projecten werkt. Maar hoe houd je je urenregistratie makkelijk bij? En misschien nog wel beter, kan dat ook gratis? In deze blog leg ik je 2 gratis manieren uit om je uren bij te houden als zzp’er.
Waarom je uren bijhouden als zzp’er?
Een urenregistratie bijhouden als zzp’er is niet verplicht, maar het is wel heel handig omdat het je inzicht geeft in je gewerkte uren. Zo weet je bijvoorbeeld hoelang je over een bepaald project hebt gedaan, en is dit makkelijker te verantwoorden aan je klant. Ook kan je de volgende keer een betere inschatting maken van hoeveel tijd er in een project gaat zitten.
Daarnaast moet je als zzp’er aan een urencriterium van 1225 uur per jaar zitten om in aanmerking te komen voor bepaalde belastingvoordelen. Hoe dit precies zit kan je het beste aan je boekhouder vragen.
Lees ook: Uurtarief als fotograaf berekenen
Gratis urenregistratie in MoneyMonk
Toen ik startte als zzp’er begon ik met het boekhoudprogramma MoneyMonk. MoneyMonk is een heel overzichtelijk boekhoudprogramma speciaal voor ZZP’ers. Je kunt er offertes en facturen in maken, je kan het linken met je zakelijke bankrekening, en je kan er makkelijk je btw aangifte mee doen. Ideaal voor ZZP’ers die nog niet zoveel willen uitgeven aan een boekhouder. (Als je je via bovengenoemde link aanmeldt krijg je het eerste jaar maar liefst 50%korting).
Anyhow, het fijne van MoneyMonk is dat ze dus ook een gratis urenregistratie tool hebben. Je hoeft dus niet perse een abonnement op het boekhoudprogramma te hebben. Het werkt heel makkelijk! Kijk maar:
- Voor iedere klant kan je een eigen project aanmaken.
- Zo is er een timer die je kan aanzetten als je aan een project begint.
- Je kunt ook handmatig uren toevoegen als je een keer vergeten bent de timer aan te zetten.
Als je wilt weten hoeveel uren je aan een project in totaal besteed hebt klikt je op de link ‘uren’ linksboven in.
Hier vind je een overzicht van alle uren die je hebt gemaakt. Je kunt het filteren op projecten, op klanten (contacten) en op het tijdstip. Zo kun je bijvoorbeeld filteren op ‘afgelopen maand’ ‘Klant A’ en ‘project packshots’ en zie je precies hoeveel uur je aan dat project hebt besteed.
Als je filtert op het hele jaar kun je zien hoeveel uur je in totaal hebt gemaakt dit jaar en hoeveel uur je nog moet maken om aan het eerder genoemde urencriterium te komen.
Urenregistratie met Google Agenda
Een andere gratis tool om je urenregistratie bij te houden is met google agenda! Ik gebruik Google Agenda al heel lang om mijn planning bij te houden dus toen ik deze handige tip kreeg van Lola van Boxel (@administrationwithlola op instagram), was het eigenlijk een kwestie van een beetje bijspijkeren.
Open je Google Agenda. Aan de linkerkant zie je ‘mijn agenda’s’ staan. Als je op het voorbeeld hieronder kijkt dan zie je dat ik verschillende agenda’s heb aangemaakt. Je kunt ze zien als verschillende projecten of klanten. Zo kun je dus voor iedere klant, of ieder project een aparte ‘agenda’ aanmaken.
Een nieuwe agenda maak je aan door naar instellingen te gaan (tandwieltje rechtsboven in) > agenda toevoegen (in de linker balk) > nieuwe agenda aanmaken.
Als je rechtsboven op ‘maand’ klik, kun je het overzicht wijzigen naar week overzicht. Hieronder zie je hoe mijn week eruit ziet.
In het begin zette ik alleen maar afspraken in mijn Google Agenda, maar je kunt er dus ook je uren heel makkelijk in bijhouden door een afspraak toe te voegen als je aan een project begint.
- Klik op het tijdstip dat je wilt beginnen, er opent een pop-up.
- In de pop-up kan je aangeven met welk project je bezig bent en welke werkzaamheden daar bij horen. Stel ook een eind tijdstip in, maak hiervoor een schatting van hoe lang je met het project bezig bent.
- Als je aan een nieuw project begint maak je weer een nieuw tijdvak met een ander kleurtje.
Overzicht van je bijgehouden uren
In Google Agenda kan je dus heel makkelijk je uren bijhouden, maar dan heb je nog niet gelijk een goed overzicht van je gewerkte uren. Hier heb je een externe gratis tool voor nodig zoals GTimeReport. Met GTimeReport worden de gegevens uit je agenda geëxporteerd naar een rapport dat direct het totaal aantal werkuren berekent. Dit rapport kun je exporteren naar Google Spreadsheet of Excel.
Rapport maken van je urenregistratie
- Ga naar GTimeReport.
- Klik op Sign in with Google (rechtsboven) en geef toestemming om in te loggen.
- Vink de agenda aan waar je een rapport van wilt maken.
- Geef de periode aan waar je een rapport voor nodig hebt bij Period
- Voeg nog eventuele extra informatie toe zoals bijvoorbeeld eindtijden en hoeveel uur in totaal bij Output.
- Klik onderaan op ‘Create Google Spreadsheet’ of als het je eerste keer is klik dan op ‘Unlock Google Spreadsheet’. Er zal zich een nieuw tabblad openen waar je een overzicht ziet van al je gewerkte uren.
En voila, zo houd je dus heel makkelijk en gratis je urenregistratie bij in MoneyMonk of Google Agenda. Mocht je nog vragen hebben of misschien wel tips hoe het nog makkelijker kan? Let me know!
