Ik weet niet hoe jij dat ervaart, maar als startende fotograaf komt er veel op je af. Foto’s maken lukt wel, maar als ondernemer moet je opeens beslissingen maken over dingen waar je nog nooit over hebt nagedacht. Zo vragen klanten vaak naar je werkwijze… In deze blog loop ik de stappen van begin tot eind met je door bij het creëren van je eigen werkwijze als fotograaf.
Werkwijze als fotograaf: Klant contact
Tegenwoordig zijn er ontzettend veel manieren om in contact te komen met je klant. Waar de fotograaf vroeger op bezoek ging bij de klant, of ze naar zijn/haar kantoor liet komen, kan je nu al heel makkelijk de details van de shoot bespreken via de telefoon. Het is daarom goed om te bedenken op welke manier jij contact wil hebben met je klant. Kies een vorm die bij jouw (personal) brand past.
Doe je dat per mail, telefoon, Zoom en/of whatsapp? Of houd jij van dat persoonlijke contact en wil je met de klant eerst een kopje koffie doen. Natuurlijk hoef je niet een ding te kiezen en je daar strikt aan te houden, maar kies wel iets wat de belangen van jouw (personal) brand vertegenwoordigd.
Denk aan je Tone of Voice
Hetzelfde geldt voor de ‘tone of voice’ van je berichten. Spreek je je klanten aan met ‘je’ of met ‘u’. Wil je het contact heel zakelijk houden, of vertel je ook af en toe wat over je persoonlijke leven. Zorg dat deze tone of voice op al je communicatie kanalen wordt uitgedragen. Denk daarbij aan je mail contact, hoe je de telefoon op neemt, maar ook je captions onder je instagram posts.
Hoe een shoot inplannen?
Tijdens het creëren van je eigen werkwijze als fotograaf is het ook goed om na te denken over hoe klanten een shoot kunnen plannen. Wil je dat dit op je website gebeurt door middel van een contact formulier? Of wil je dat ze direct mailen of bellen? Communiceer jouw werkwijze helder op je website of instagram, zo weten klanten direct wat ze moeten doen om bij jouw een shoot te boeken.
Zo heb ik zelf op mijn website een contact formulier waar klanten een aantal vragen moeten invullen over hun bedrijf en wat voor shoot ze voor ogen hebben. Bellen kan ik soms nog wel spannend vinden en ik wil mij ook goed voorbereiden op een telefoon gesprek om er zoveel mogelijk uit te halen.
Ook heb ik in het begin vaak gehad dat ik enkel een mailtje kreeg met ‘hallo, graag zou ik een shoot boeken, fijne dag’. Ja dan moet je nog een hoop heen en weer mailen, of bellen, om er achter te komen welk bedrijf het is, wat voor shoot ze willen, en of we überhaupt wel een match zijn (kan ik wat voor ze betekenen). Voor mij werkt zo’n vragen formulier dus heel fijn.
Werkwijze als fotograaf: Voorbereiding
De voorbereiding van een shoot is ontzettend belangrijk, denk dus na over hoe je dit zo effectief en efficiënt mogelijk kan laten verlopen. Vooral in het begin is het lastig om je werkwijze van de voorbereiding goed uit te denken. Vaak kom je tijdens de shoot nog wel achter dingen waar je helaas nog niet over hebt nagedacht, en geloof me… dan baal je. Gelukkig leer je ook door het te doen en ondertussen heb ik wel een aantal dingen opgeschreven die ik niet moet vergeten te vragen.
Als ik dus een nieuwe klant krijg via het contactformulier, en voor mij duidelijk is om wat voor shoot het gaat, plan ik het liefste een telefoon gesprek in. Dat kan via Zoom of gewoon een old school call. Ik pak dan mijn lijstje erbij met vragen over het bedrijf, de sfeer, de mensen etc. en de antwoorden schrijf ik op in een apart Google Doc document. Eerst schreef ik dit allemaal op losse papiertjes, ja, die raak je natuurlijk kwijt. Dus een online document werkt voor mij nu prima. Maar goed, dit is een manier wat goed voor mij werkt. Misschien heb jij wel een veel efficiëntere of persoonlijkere aanpak! Ga daar dan voor!
Afspraken maken
Goede afspraken horen bij de voorbereiding van de shoot. Onlangs heb ik maar weer geleerd hoe belangrijk het is om goede afspraken te maken. Denk tijdens het creëren van je werkwijze als fotograaf na over hoe je deze afspraken maakt, waar je die opschrijft (is dat via de mail? Een contract? Mondeling?) en in hoeverre je er dan ook van af mag wijken. Zo’n lijstje als hierboven beschreven kan je daarbij helpen om niets te vergeten.
Denk ook na over het moodboard. Doe je dat via Pinterest of maak je een speciaal PDFje? Maakt de klant een moodboard die jullie vervolgens bespreken? Of maak jij die voor de klant, of allebei? Wie maakt de call sheet? Wat staat daar dan op? Etc.
Werkwijze als Fotograaf: Organisatie
Bij het organiseren van een shoot heb ik al wel gemerkt dat elke fotograaf hier een andere werkwijze in heeft. Sommige fotografen organiseren alles van begint tot eind. Van locatie, tot de stijl, tot de kleding en make-up. Andere fotografen laten dat aan de klant zelf over en zorgen alleen dat ze op tijd op de juiste plek te vinden zijn. Ook is dit weer afhankelijk van of je samenwerkt met een productie/reclame bureau, welke branche je zit en hoe jouw eigen organisatie skills zijn.
Bij mij is het afhankelijk van de shoot en de persoon. Bij de personal branding shoots gaat het wel in overleg. De klant heeft vaak al een voorkeur voor de stad, als ik daar bekend ben dan kan ik natuurlijk wel plekken aanraden. Als ik minder bekend ben, vraag ik de klant mee te denken (als ze dat al niet gedaan hebben) en ga ik zelf ook nog op onderzoek uit.
Lees ook: TFP shoot organiseren
Werkwijze als fotograaf: Tijdens de shoot
Jaahh je eigen werkwijze creëren tijdens de shoot: Denk na over wat jij allemaal mee neemt naar de shoot. Maak je bijvoorbeeld een afvinklijstje met wat je allemaal niet mag vergeten?
En hoe ziet de planning eruit? Wil jij altijd eerst de locatie bekijken en checken waar er leuke hoekjes zijn? Of laat je dat op z’n beloop? En wat kunnen klanten verwachten? Hoe stel je ze op hun gemak? Doe je eerst een lekker koffietje om te acclimatiseren of ga je gelijk aan de bak?
Bij een personal branding shoot ben je vaak op straat. Denk na over waar de klanten zich dan kunnen opkleden. Is dat in een café? Neem je een rek mee? Of gewoon achter een doek op straat?
Werkwijze als fotograaf: Na de shoot
Ook als de shoot is afgelopen ben je nog lang niet klaar. Denk na over hoe je te werk gaat na de shoot en hoe je ook dit weer zo efficiënt mogelijk kan maken. Zo heeft een fotograaf mij een keer aangeraden om jezelf aan te leren de camera-instellingen weer terug te zetten naar de standaard instelling. Denk dan aan je sluitertijd, diafragma en ISO-waarde. Zo weet je zeker dat je de volgende keer niet per ongeluk een hele lange sluitertijd gebruikt of een ISO-waarde van 3200 als het niet nodig is.
Daarnaast maak ik altijd gelijk een back-up van alle RAW-bestanden op twee plekken: eentje op mijn harde schijf en op mijn laptop. Op mijn harde schijf is het puur voor back-up en met de bestanden op mijn laptop ga ik aan de slag als ik ze ga bewerken. Je kunt er voor kiezen om die back-ups ook nog naar de cloud te synchroniseren, maar zelf doe ik dat alleen als ik de foto’s bewerkt heb. Afhankelijk van de shoot verwijder ik dan ook de RAW-bestanden die niet gelukt zijn.
Ook kan je jezelf als werkwijze aanleren om gelijk je batterijen in de oplader te doen, zodat ze altijd volledig opgeladen zijn bij de volgende opdracht. Zelf ben ik hier nog wel eens laks in dus voordat de shoot begint controleer ik ook altijd weer of de batterijen allemaal volledig zijn opgeladen.
Werkwijze als fotograaf: Foto’s aanleveren
Ook met het aanleveren van foto’s zijn er verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan of je eerst zelf de foto’s wilt selecteren of mag de klant kiezen? Stuur je de RAW beelden mee? En op welke manier lever je de foto’s uiteindelijk aan.
Zelf gebruik ik Google Drive. Als de foto’s bewerkt zijn zet ik ze in een speciale prive map op de drive en deel ik de link met mijn klanten. Zij kunnen vervolgens de foto’s online bekijken, maar ook downloaden naar hun computer, en zelfs toevoegen aan hun eigen drive. Voor mij werkt het super fijn! Toch zijn er ook klanten (vooral bedrijven) die een voorkeur voor een andere manier van leveren hebben. Het is dus goed om dit van tevoren goed te bespreken met je klanten zodat ze weten hoe ze de foto’s aangeleverd krijgen.
Lees ook: Online foto’s leveren aan klanten
Werkwijze als fotograaf: After Sales
Als laatste, maar zeker niet de onbelangrijkste; denk na over je after sales. Hoe sluit je de shoot of het contact af? Dit is natuurlijk ook afhankelijk van wat voor soort opdrachten je hebt. Met bruiloften en love-shots heb je vaak veel persoonlijker contact. Een vriendin fotograaf maakt bijvoorbeeld van new born shoots hele mooie fotoboeken die ze echt inpakt als een cadeautje! Ze heeft verschillende samenwerkingen met andere creatieve ondernemers die dan (ter promotie) iets in die doos mogen stoppen. Echt een hele leuke manier om je klant te verrassen! Daarnaast kan je ook rekening houden met belangrijke data van een klant. Blijf je betrokken?
Zelf vraag ik ook altijd of een klant een review wil achter laten op Google en of ze nog tips hebben voor de volgende keer.
Tot slot
Als fotograaf is het dus goed om na te denken over je werkwijze en dit duidelijk te communiceren naar je klant. Je gaat hierdoor niet alleen efficiënter werken, maar je maakt er ook een professionele indruk mee naar de klant. Ik hoop dat deze punten je hebben geïnspireerd en je aan de slag kan om je eigen werkwijze te creëren. Maar neem het ook allemaal niet te serieus he 😉 Fotograferen en ondernemen is ook gewoon een proces, je mag fouten maken en daar weer van leren. Het belangrijkste is dat je er plezier in hebt!
